【解説】電子契約とは?「脱ハンコ」で注目される電子契約

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脱ハンコ宣言、デジタル化の加速で、政府各省は多くの行政文書について押印手続きを省略することを検討しています。
法務省は不動産登記の一部についての個人押印、財務省は年末調整や確定申告書類についての押印、そして経産省は特許関連書類を含め、すべての行政文書について押印をなくしオンライン手続きを進める方針です。

一般企業においても、この際、社内文書の承認のデジタル化に加えて契約書のデジタル化を検討している企業も多いと聞きます。
テレワーク中に社印押印のために出勤しなければならない総務担当者は多かったことでしょう。

今回は、「電子契約」についてその概要、電子契約サービスを提供するベンダーや導入費用などについて紹介します。
改ざんの可能性など電子契約は不安だという方は、最後まで読むと電子契約の導入について安心して取り組めるのではないかと思います。

電子契約とは

電子契約とは、電子的に作成した契約書を、インターネットなどの通信回線を用いて契約の相手方に開示し、契約内容の合意の意思表示として、契約当事者の電子署名を付与することにより契約の締結を行うものです。
今までの契約手続きは、従来からの商慣習を踏襲し、合意文書について紙の書面を製本し記名押印のうえ契約当事者双方が保管するという方式が一般的でした。

しかし現在では、電子契約を導入する法的根拠(電子署名法。詳細は後述)が確立し、サービスの質も法律上の要件を満たすまでに向上したために、一般企業においても電子契約を導入できる環境が整ったといえます。

電子署名の役割

紙文書と電子文書の大きな違いは、電子文書は改ざんが容易であるという点です。この点を克服するのが、「電子署名」および「タイムスタンプ」です。

電子署名は、「誰が」「どのような文書を作成したのか」を担保します。
第三者機関が発行する電子証明書や、あるいはメール認証等の方法で本人確認が行われることで、本人により電子文書が作成されたものであることを証明します。

タイムスタンプは、「電子署名された文書が」「いつ」作成されたのかを担保します。
仮に、タイムスタンプが付された後に文書の編集、改ざんがあった場合には、変更履歴が記録される仕組みになっているために、編集・改ざんが一目でわかるようになっています。

なぜ電子契約は契約書として有効なのか

さて、今まで記名押印済の紙の契約書があれば当然「契約した」という事実を裏付けるに十分な証拠になると考えられ、紙の契約書ベースでの契約が行われてきました。
転じて言えば、それ以外の文書には証拠力に不安があると考えられてきたということです。

それが今になって、なぜ電子的な契約でも証拠力に信頼性がおけるという考え方が広まり、電子契約が普及するようになったのでしょうか。

文書を民事裁判上の証拠として提出する場合、作成者本人の意思でその文書が作成されたこと(真正性)が認められれば、その証拠の証明力が高まります。
なお、真正性については、本人の署名又は押印(記名押印)があれば本人の意思によるものと推定されます(民事訴訟法第228条第1項、第4項)。
このため、記名押印のある契約書などの文書は証拠力の高いものとしてほぼ疑いなく認識されています。

電子契約の場合であっても、当事者本人による電子署名がなされた電子文書については、押印済の紙の契約書と同様の効力を有するとされています(電子署名及び認証業務に関する法律第3条)。
電子署名法は平成13年より施行されている法律ですが、昨今のデジタル化の流れを受けて改めて注目されており、これにより電子署名がなされた電子文書についても一定の証拠力が認められるということが広まりつつあります。

電子契約の種類

国内で普及している電子契約関連サービスには大きく分けて、「電子サイン・システムログタイプ(立会人型)」と「電子署名タイプ(当事者署名型)」があります。
主に、本人によって電子文書が作成されたか否かを担保するための方法によって分類されています。

電子サイン・システムログタイプ(立会人型)

サービス提供者がメール認証、若しくはシステムログを用いて本人確認を行い、サービス提供者が電子文書に電子署名を行う方式です。

この方式では、PDFファイルの契約書がクラウドサーバー上にアップされると、サービス提供者から契約当事者のメールアドレス宛に契約書に記名するためのURLが送られてきます。
両当事者がそのURLから記名をすると、サービス提供者はメールアドレスの保有者である本人によって契約書が確認されたうえで記名がなされたと認識し、その電子文書に電子署名を行います。
契約の相手方のメールアドレスさえ知っていれば、電子契約のサービス登録者でなくても利用可能であるために、広く普及している方法です。またB to Cのビジネスで、契約の相手方が一般の消費者である場合にも手軽に利用できます。

もっとも、メールで本人確認がなされますので、なりすましの可能性を完全に否定することはできません。

電子署名タイプ(当事者署名型)

契約当事者双方が、第三者機関発行の電子署名を行う方式です。
電子署名発行の際に厳格な方式で本人確認がなされますので、コンプライアンス上安全性が高い方式であるといえます。

一方で、双方が電子署名を取得しなければならない手間があるために、当事者双方に電子署名についての理解が求められます。
民事裁判上も高い証明力を確保できる方式です。

電子契約が認められない文書

法的文書の中には電子文書による電子契約が認められていない(書面が必須とされている)ものもあります。

例えば、契約の成立について公正証書を要求しているもの(任意後見契約、借地借家法上の各種契約など)や、契約時に記名押印された書面の作成交付を要求しているもの(不動産契約における重要事項説明書、農地の賃貸借契約書など)については、電子文書や電子契約は認められません。

しかし行政のデジタル化の推進の状況をみると、将来的には法改正されて電子契約が容認される可能性は十分にあるでしょう。

電子契約に変更することの効果

電子契約の3大メリットといわれているのが、①ペーパーレス化の実現、②業務効率化、③セキュリティ・コンプライアンスの強化です。

特に、電子文書化に伴う膨大な契約書作成コスト、管理コストを削減できることは、特筆すべきポイントです。
また、印紙税についても電子文書については課税されないこととされていますので、この点についても大幅なコスト削減が期待できます。

電子契約サービスを提供するベンダー

最近では、電子契約サービスを提供するベンダーが急激に増加しています。
単に電子契約を簡便に行うことができるのみならず、契約書作成アシスト、文書テンプレートの提供、文書管理機能、請求業務やワークフローの電子化など、様々な機能を付加することで他社との差別化を図っています。

それでは、人気の高いベンダーを紹介していきましょう。

クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社が提供する、シェア80%、導入企業100,000社を誇る代表的な電子契約サービスです。
ベーシックな機能のほか、高度なリスク管理機能を備えたビジネスプランもあります。

クラウドスタンプ

株式会社E-STAMPが提供するシンプルな電子契約サービスです。
契約書の締結・保管・検索、アクセスコードによる本人確認など機能を必要最小限に抑えて、わかりやすいサービスを実現しています。

Adobe Sign

PDFは日常的に皆さんも使っていると思いますが、電子署名に欠かせないフォーマットであるPDFはAdobeの規格です。
Word等のMicrosoftアプリとの連携は勿論、グローバル展開を活かし、SalesforceやWorkdayなどのアプリとの連携が可能であり、使い勝手のよさを追求しています。

GMO電子印鑑Agree

GMOグローバルサインHDが提供するサービスで、アクセス管理、権限付与など多くの拡張機能と、Salesforce、Kintoneとのシステム連携を備えていることが特徴です。
電子認証局による厳格な本人確認を経た電子証明書も利用できます。

電子契約の費用

各社によって呼び方は異なりますが、多くのベンダーはフリープラン、ベーシックプラン、ビジネスプランといったグレードに分けてサービスを提供しています。

総じて、電子契約ができる機能のみの提供がベーシック、クラウドでの文書管理機能やチーム共有機能、ワークフロー設定機能などがオプションとして用意されています。
現在はサービス環境が整って間もないからか、各社月額基本料金が10,000円から50,000円、従量料金が文書1通につき200円ほどの格安プランを用意してシェア争いをしているようです。

会社規模によって利用回数、利用人数が大きく変わってくるせいか、一定以上の規模のプランについては、問い合わせのうえ別途見積もりとしているサービス会社が大半です。

現在利用実績があるベンダーだけでも20社程度存在し、サービス内容が一律でないために、単純な料金比較やサービス比較は難しいですが、今でしたら安価で導入可能ですので、試しに利用してみるのも良いでしょう。

ますます加速するデジタル化 ハンコ文化の終わりは近い?

ハンコの文化は一部中国にもありますが、美術的な要素が強いものです。
これだけビジネスの場で印鑑が普及しているのは世界で日本のみでしょう。
しかし、DX(デジタル・トランスフォーメーション)の流れの中で、押印手続きのためだけに時間をとられることは今後少なくなりそうです。

皆さんの企業においても、一度電子契約サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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働き方改革サポ編集部
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