自宅でできる!業務改善ライフハック!~「業務環境」編~

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テレワーク(イメージ図)

皆様、はじめまして。
いつもRPAやDXに関する記事をお読みいただいている皆様、こんにちは。
DX事業部でRPAコンサルタントを務めています石井です。

世界でのCOVID-19の猛威は収まらず、地域によっては既に「第二波」も到来しています。
しかし、私達の #StayHome も功を奏して、全国的な緊急事態宣言の解除も見えてきました!

但し、「第二派」に備えて、引き続き
・テレワーク
・3密の回避
・時差出勤や週休3日制等の勤務体制の変更
を、西村康稔経済財政・再生相、小池百合子東京都知事、日本経済団体連合会(経団連)等が推奨しています。

しかし、いきなりの長期に渡るテレワークで、「仕事が捗らない……」とお困りの方も少なくないかと思います。

前回は、 ”テレワークで生産性や効率を維持する秘訣『安定稼働』とコツ7選!” と題して、生活面でのライフハックをお伝えしました!

今回は、タイトルの通り、「業務環境」面でのライフハックをお伝えします!

今回のテレワークは突発的なものだったので、自宅の自分のPCをお使いの方もいらっしゃるかもしれません。
けれど、大多数の方は(セキュリティやコンプライアンス等の観点より)会社から付与されたノートPCをお使いではないでしょうか?
業種、職種、業務にもよりますが、「ノートPC(だけ)でも仕事はできるはずなのに……」と悩んでいませんか?

確かに、皆様のお仕事は、ノートPC(だけ)でもできるかもしれません。
でも実は、数千円台の投資から、業務環境を劇的に改善できるのです!
そんな環境面での業務改善グッズ(の一部)を、具体的に、ご紹介します。

サブディスプレイ
モニターアーム
ディスプレイを1枚(1個?)増やす、と聞くと、何やら大事に思う方もいるかもしれません。
しかし、ノートPCは「持ち運べる」からこそのノートPCなので、そもそもディスプレイは削られる部分です。
ディスプレイの性能も日進月歩なのは事実ですが、それでも、頭を使いながらノートPCと一日にらめっこはシンドイです。

そこで、サブディスプレイの出番です。
大きいディスプレイ1つあるだけで、眼精疲労も、業務効率も、仕事中の開放感も、別次元といっても過言ではありません!
しっかりしたものでも1万円程度で買える現在ですが、それでも「大きいディスプレイは場所を取るなあ……」という方には、更に方法があります。

一つは、モニターアームというディスプレイを浮かせられる器具を併用すること。
仕事をする時だけディスプレイを好きな場所にセットして、それ以外の時には好きな場所に動かせるので、邪魔になりにくいです!
モニターアームも、様々な種類がありますが、数千円から買えます。

もう一つは、ご自宅のTVを利用することです。
数千円でケーブルさえ用意すれば、ご自宅の液晶TVをPCのディスプレイにすることも可能です!
※液晶TVの種類にはよりますが、昨今の液晶TVなら、基本的にOKと考えていただいて大丈夫かと思います。

椅子 / 椅子サポートシート
スタンディングデスク / ストレッチボール
視界良好になったら、次は椅子や机です。
普段の職場なら、通勤、フロア(内)の移動、外勤など、自然と体を動かす機会があるでしょう。
一方、現在のテレワークは原則「自宅勤務」なので、体を動かす機会が極端に限られます。
意図的にストレッチや散歩を取り入れ、運動する必要もありますが、まずは仕事中から健康になりませんか?

それをサポートしてくれるのが、椅子 / 椅子サポートシートと、スタンディングデスク / ストレッチボールです。
椅子は、オフィスチェア、アーロンチェア、ゲーミングチェアなどなど、様々なバリエーションがあり、値段も千差万別です。
しかし、1-3万円台のものでも(ちゃんと選べば)体の凝りや肉体疲労を、大幅に軽減してくれます!
「椅子は場所を取るなあ……」という方には、椅子サポートシートというクッションを仕事に最適化した商品もあります!

そして、体の疲労を軽減できるようになったら、いよいよ体を動かせる状況へと移行です。
・スタンディングデスクという、立ったまま、仕事をできる机
・ストレッチボールに座って、適宜、体を鍛えながら仕事
のように、やはり複数の選択肢があり、お好みの方法・価格帯からチョイスできます!

USBハブポート
カメラ
マイク
この3つは、ノートPCの性能や仕事に応じてで、上記より優先度は下がるかなと思います。
しかし、USBポートから一々抜き差しする手間や、ノートPC付属の性能が良くないカメラ&マイクを使っていると、何かとストレスが溜まるのは想像にかたくないでしょう。
一回一回のストレスは大したことないものだったとしても、塵も積もれば山となり、生産性や業務効率は下がり、テレワークも辛くなっていきます。
また、カメラ&マイクの性能が悪いと、オンラインの会議や商談等で、先方に迷惑をかけてしまう懸念もあります。
どれも数千円もあれば、充分な性能のものが買えるので、必要であれば迷わず購入してストレスフリーな業務環境を構築しましょう!

インターネットの固定回線
最後は、無形商品なので「グッズ」と言うか微妙ですが、インターネットの固定回線です。
「ギガ不足」や「ギガ放題」などと話題になっていた昨今、自宅にインターネットの固定回線を引いていない方も少なくないかと思います。
普段の生活なら問題なくても、オンラインの会議や商談等が増えると、あっという間にギガ不足に陥るでしょう。
また、所謂ギガは、インターネットの接続が不安定になってしまうことも(特に現在の社会情勢では)多い仕組みです。
「第二派」に備えている内に、月数千円程度でインターネットの固定回線を準備できると、心強いです。
※仮に「第二派」が来ないとしても、ギガ不足から解放されるので、無駄な投資にはなりません!

以上、 ”自宅でできる!業務改善ライフハック!~「業務環境」編~” をお伝えしました。

最後に、数千円程度といっても、やはり塵も積もれば山となります。
特に経済状況も苦しい現在、
・「従業員全員への予算は……」と、お悩みになる経営者の皆様
・「経費申請をあげるのは心苦しい……」と、お悩みになる従業員の皆様
が大勢いらっしゃるかと思います。

その金銭的サポートをしてくれるのが、各省庁や各自治体からの助成金や給付金です。

「自社が対象か、よくわからない……」・「申請作業に慣れていないので、手間の方が大きい……」といった理由で、申請がなかなか進まない企業様も多いと聞きます。

弊社では、「雇用調整助成金」、「持続化給付金」、「小学校休業等対応助成金」などなどの各種申請について、専門の社労士や行政書士をご紹介しております。

着手金は不要ですので、「自社は対象なのか?」、「複数の申請も可能なのか?」、「必要な書類は何か?」といったご相談から受け付けしております。

煩雑な申請業務を専門家にお願いすれば、手間なくスピーディーに申請を進めることができ、全社的な業務改善にもつながります!

以下、ご参考までに、情報収集の一環としてご利用いただけましたら幸いです。

福利厚生や働き方改革をご支援してきた弊社としては、皆様と、皆様の大切な方々のご健康を第一に祈念しています。
既に私以外の従業員も含めてテレワークに関するエントリーを幾つも執筆している通り、弊社はテレワークに関するノウハウもございます。
上記以外のテレワークのご相談やご支援も承れますので、ご入用の際はお声掛けください!

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石井 卓巳
コンサルタント株式会社ネクストプレナーズ
株式会社ネクストプレナーズの経営企画室とDX事業部に所属しています。 前職でAI、NLP、英語、教育学、統計学、心理学などの大学教員や研究者として勤務していた経験を活かして、現職ではDXやRPAのコンサルタント、エンジニア、講師として勤務しています。 RPAの有資格は、WinActor認定技術者(エキスパート級)やUiPath RPA Developer Advancedなど。

働き方改革・人事制度に関するご相談は

  • 当社は、賃金・報酬制度、退職金・企業年金制度、社宅制度等の企業の制度設計コンサルティングだけではなく、業務改善、評価制度、社員教育、SDGs、RPA、AI-OCRなど働き方改革を支援しております。人事分野でお困りなことがございましたら、ご相談ください。

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