5月半ばになってもなお、未だ政府からはテレワークの継続が求められています。
新型コロナウイルス感染拡大の影響で取り急ぎテレワークを導入したという会社も多く、
効率を求めたい反面、慣れない取り組みであるため、効率化どころか効率が落ちてしまっている面もあるという声もしばしば…。
中でも、前回の記事「ウェブ会議の際の注意点と成功のポイント」でもお伝えした通り、
テレワーク中の会議は多くの企業で課題となっています。
ウェブ会議が普段(対面)のようにはいかず、難航しているところが多いのです。
そこで、今回はウェブ会議ツール「Zoom」を使用しての社内ミーティングの際に
当社で行っている工夫をご紹介します。
今回は会議中の「案出し」にフォーカスし、以下の2つの機能を使った、
ウェブ会議ならではの工夫をお伝えします。
１．チャット機能
２．ホワイトボード機能
※Zoomはセキュリティ上の問題点が多数報告されているツールではありますが、
やはりすぐに使えて便利であることから、使用されている・使用を検討されている
企業様も多いため、今回は一つの情報として、機能をご紹介する記事を書いております。
社内でのミーティングの際に必要になることの多い案出し。
対面での会議では、付箋で案出しをして、ホワイトボードに貼り付けて、
みんなでホワイトボードを見ながら会議を進めていた…という企業様も多いかと思います。
しかし、ウェブ会議では付箋を持ち寄ることはできません。
画面に映る範囲や、画面の大きさを考えると、誰かが書記になってカメラで映すという
ようなことも難しいです。
そこで、当社では、次の二つの方法で案出しをしています。
ひとつが、チャット機能を付箋の代わりに使用する方法、
もうひとつが、ホワイトボード機能を使用する方法です。
１．チャット機能を付箋の代わりに使用する方法
Zoomには、チャット機能が備わっており、通話中画面の「チャット」アイコンから
使用できます。
※今回の画面では、筆者が一人で会議(通話)を立ち上げ、一人だけで会議(通話)を繋げています。
実際の2人以上の会議(通話)では、この大きな宇宙の画像の部分が自分と相手の顔やアイコンになりますが、
画面下部のツールバーの部分は2人以上の通話になっても変わりません。
因みに、この宇宙の画像はZoom内にデフォルトで入っている仮想背景の画像です。本当に便利…。
ここに打ち込んだチャットは会議に参加している全員が見ることができます。
もし、特に特定の誰かに向けてコメントしたい場合は、
個人に対してメンションを付けて送ることも可能です。
当社では、付箋での案出しの代わりに、こちらのチャットにどんどん打ち込んでいく形で
案出しをすることが多いです。
全員が通話画面を開いたまま意見を確認することができますし、
発言者の名前も表示されるため、出た意見について質問がある場合、
誰の案なのか(誰に質問すればいいのか)がすぐにわかります。
また、ファイルも送付することができるため、その場で必要になったファイルがあれば
その場で配布・ダウンロードすることができます。
２．ホワイトボード機能を使用する方法
Zoomには、ホワイトボード機能があります。
通話中画面の「画面を共有」アイコンから、「ホワイトボード」を選ぶことで、
全員が見ることのできるホワイトボードの画面になります。
※ホワイトボードに書き込みができるのは、画面を共有(ホワイトボードを起動)した参加者のみです。
ホワイトボードの画面はこんな感じです。
テキスト打ち込みも手書きも可能なので、その時に適した方法でメモしています。
例えば、チャットで打ってもらった意見を分類する必要があるときなどは、
コピペできるテキストが便利ですが、手書きの方が早いようなちょっとしたメモや図などは
手書きでサッと書いてしまうことも多いです。
出た意見を分類していく必要がある場合は、分類の枠がある程度決まっているのあれば、
ホワイトボード上で分類の枠を作っておいて、出た意見をそれぞれ枠内に書記が
打ち込んでいく形が最適でした。
意見を幅広く募集する(どんな分類の枠が必要になるかは出た意見による)ときには、
チャットでどんどん打ち込んでもらって、全体像を見てからコピペでホワイトボードに
転記するのも手です。
言葉や文字だけでは説明しづらいことを、サッと手書きの図で説明できるので
なかなか意味が伝わらなくて余計な時間をとってしまった…というようなことも
避けられます。
更に、ホワイトボードの画面は画像として保存もできるため、記録にも残しやすいです。
このように、当社ではチャットとホワイトボード使い分け、また場合によっては併せて
使用することが多いです。
また、前回の記事でもポイントの一つとして挙げていますが、資料の画面共有や
ホワイトボードを使用しない会議では、議事録を画面共有でとりながら会議を進めると、
認識の相違があった場合にその場で解決できるためおすすめです。
あとがき
以上、当社でのZoomウェブ会議の案出しの際の工夫をお伝えいたしました。
慣れないうちは、コミュニケーション面や手元の資料の共有等がうまくいかず、
「ウェブ会議は不便だ」と感じるかもしれません。
しかし、ウェブ会議をはじめ、オンライン・デジタルでの業務は、資料の保存・共有が
楽だったり、遠方の気軽にやり取りができたりなど、オンラインだからこそ実現可能な
コスト削減やメリットも多くあるのです。
まずはオンラインでの業務に慣れること、そして、オンライン化を進めるにあたっては、
オンラインでの業務を出社時の業務効率に近づける工夫ではなく、
「オンラインだからこそできる、オンラインに最適な効率化や工夫」
をしていくことが重要です。
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