休職制度の作り方｜休職期間・復職判定・期間満了時の退職扱いを就業規則に定める手順

私傷病休職制度は、労働基準法に定めがないため、休職期間・復職の判断・期間満了時の扱いを、会社が就業規則に自分で書く必要があります。曖昧なままだと、社員が休職したときに、いつまで待つのか、誰が復職を決めるのかで揉めがちです。この記事では、規定に入れる項目と作る手順を、労働基準法第19条・第89条と、厚生労働省の職場復帰支援の手引きの5つのステップを使って、中小企業向けに整理します。

私傷病休職制度とは｜労働基準法に定めがないから、就業規則で決める

私傷病休職制度とは、業務外の病気やけがで働けなくなった社員を、会社が一定期間、労働義務を免除したまま在籍させる制度のことです。会社が自由に設ける制度で、回復すれば復職し、回復しなければ期間の満了で退職になる流れが一般的です。

労働基準法の条文を確認したところ、「休職」という言葉は出てきません（e-Gov法令検索）。つまり、休職期間は何か月か、復職は誰が判断するか、満了したらどうなるかは、法律が答えを用意していません。就業規則に書いた内容が、そのまま社員との取り決めになります。

一方で、就業規則に何を書くかには決まりがあります。常時10人以上の労働者を使う会社は、就業規則を作成して届け出る義務があり、「退職に関する事項（解雇の事由を含む。）」は必ず記載する項目とされています（労働基準法第89条第3号）。さらに、当該事業場の労働者すべてに適用される定めをするなら、その事項も記載します（同条第10号）。休職の規定は、この第10号に当たります。

休職期間は何か月にするか｜勤続年数で段階を分ける

休職期間の長さに、法律上の決まりはありません。会社の体力と復職の実績から決めます。中小企業では、勤続年数に応じて期間を段階的に変える形がよく使われます。

次の表は、規定の設計の一例です。数字は例であり、公的機関が示した基準ではありません。自社の人員体制と、代替要員を確保できるかどうかに合わせて決めてください。

決める項目	設計の例	決めるときの視点
休職の対象	勤続1年以上の社員	入社直後の社員まで対象にするか
休職期間	勤続年数に応じて3か月・6か月・1年など	代替要員の確保にかかる期間
通算の扱い	復職後6か月以内の同一傷病での再休職は、前の休職と通算する	復職と休職を繰り返す事態を防ぐ
休職中の賃金	無給とし、社会保険料の負担方法を定める	健康保険の傷病手当金など、公的給付との関係
勤続年数への算入	退職金の算定では算入しない、など	年次有給休暇の付与や退職金規程との整合

休職期間を決めたら、起算日と満了日の数え方も書いておきます。休職を命じる日付を書面で通知し、満了日を暦日で特定しておくと、後で数え方が争いになりません。

復職は誰がどう判断するか｜手引きの5ステップを規定に写す

復職の可否は、会社が最終的に決めます。ただし、主治医の診断書だけで決めると、職場で求められる業務ができる状態かどうかを見落とすおそれがあります。厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」は、この判断の流れを5つのステップで示しています。

手引きによると、主治医の診断は、日常生活での回復の程度を基に復職の可能性を判断していることが多く、職場で求められる業務遂行能力まで回復しているとは限りません。そこで、主治医の判断と職場で必要な業務遂行能力を産業医等が精査し、事業者に意見を述べることが重要だとしています（厚生労働省「15分でわかる職場復帰支援」）。

この手引きは、心の健康問題による休業を対象にしています。ただ、休業から復職までの流れを事前に明確にしておくことの大切さは、身体の病気にも通じます。次の5つのステップを、自社の規定と手続きに置き換えると、復職判定の定めを作りやすくなります。

第1ステップ病気休業開始と休業中のケア：主治医の診断書が提出されて休業が始まります。会社は、必要な事務手続きと復職支援の手順を本人に説明します。
第2ステップ主治医による復職可能の判断：本人から復職の意思が伝えられたら、会社は、主治医が復職可能と判断した診断書の提出を求めます。診断書には、就業上の配慮に関する主治医の意見を書いてもらいます。
第3ステップ復職の可否の判断と復職支援プランの作成：情報を集めて評価したうえで、復職できるかを判断し、具体的な復職支援プランを作ります。
第4ステップ最終的な復職の決定：会社が正式に決定します。手引きは、この決定が労働者にとってきわめて重要であり、契約法上の制約も受けるため、社内手続きに従って適正に行うよう求めています。
第5ステップ復職後のフォローアップ：復職後も、管理監督者による観察と支援に加え、面談を実施し、プランを必要に応じて見直します。

産業医がいない中小企業はどうするか

産業医を選任していない事業場では、手引きにある産業医等の役割を担う人がいません。その場合は、会社が指定する医師の受診を、復職の手続きとして規定に入れておく方法があります。ただし、受診を命じる根拠と、費用の負担者を、就業規則に書いておく必要があります。この点の書き方は、個別の事情で変わるため、社会保険労務士など専門家への確認をおすすめします。

期間満了時の退職扱いはどう定めるか｜自然退職と解雇の違い

休職期間が満了しても復職できないときの扱いは、就業規則に書いていなければ、会社は困ります。一般には、「休職期間の満了日までに復職できないときは、その日をもって退職とする」という形で定めます。これは、解雇の通知をするのではなく、定めた事由の発生によって契約が終了する扱いで、自然退職や当然退職と呼ばれます。

どちらの扱いにするかは、会社が決めます。ただし、書き方があいまいだと、満了後に本人が「解雇だ」と主張するおそれが出ます。自然退職とするのか、解雇として扱うのかを、規定でも休職の通知書でも、はっきり書いておきましょう。

注意が必要なのは、労働基準法第19条です。同条は、労働者が業務上負傷し、または疾病にかかって療養のために休業する期間とその後30日間は、解雇してはならないと定めています。打切補償を支払う場合などは例外です。この規定の対象は業務上の傷病で、私傷病休職とは区別されます。ただ、うつ病などで業務との関係が疑われるときは、業務上の傷病に当たるかどうかが問題になります。見極めが難しい場合は、退職扱いに進む前に、専門家へ相談してください。

休職規定に入れる項目のチェックリスト

就業規則の休職の条文には、次の項目を入れておくと、運用で迷いにくくなります。

休職の対象となる条件（勤続年数、診断書の提出など）
休職期間と、起算日・満了日の数え方
休職中の賃金、社会保険料の負担、連絡の頻度
復職の手続き（本人の申出、診断書、会社指定医の受診、産業医の意見）
復職の可否の判断者と、判断の基準
復職後の配置（原職復帰を原則とするか、配置転換もありうるか）
同一傷病で再び休職したときの通算の扱い
期間満了時に復職できない場合の扱い（自然退職か解雇か）

休職制度を作る6つのステップ

規定を新しく作る、または見直すときの進め方を、順番にまとめます。

ステップ1：現状の規定と過去の休職事例を確認する。休職の条文があるか、過去に休職した社員の期間と結果を一覧にします。
ステップ2：休職期間と通算ルールを決める。前の表を参考に、勤続年数ごとの期間と、再休職の通算の扱いを決めます。
ステップ3：復職の手続きと判断者を決める。手引きの5ステップを参考に、提出書類、面談、会社指定医の受診、最終決定者を定めます。
ステップ4：期間満了時の扱いを書く。自然退職とするのか、解雇とするのかを明記します。
ステップ5：休職の通知書と復職の様式を作る。満了日を暦日で書き、満了時の扱いも通知書に載せます。
ステップ6：労働者代表の意見を聴き、届け出て、周知する。常時10人以上の会社は、就業規則の届出が必要です。社員がいつでも読める状態にします。

ネクストプレナーズの見解

中小企業では、休職の規定そのものはあっても、復職の判断者や満了時の扱いが書かれていないケースが多いと考えます。まず優先したいのは、期間を長く設定することより、復職の可否を誰がどの資料で判断するかを決めることです。主治医の診断書、本人との面談、産業医または会社指定医の意見を組み合わせる形を、おすすめします。

また、期間満了による退職は、本人にとって重い結果になります。規定を作る際は、満了の3か月前など、満了が近いことを本人に書面で知らせる運用も、併せて検討するとよいかもしれません。個別の事案は判断が難しいため、実際に適用するときは、専門家に確認してください。

監修

監修：仙頭武宏（株式会社ネクストプレナーズ代表取締役社長）

東京工業大学（現・東京科学大学）工学部制御システム工学科卒業。日本オラクル株式会社でエンジニア、コンサルタントを経て経営企画室マネージャを務める。一橋大学大学院商学研究科（現・一橋ビジネススクール）経営学修士（MBA）修了。独立コンサルタントを経て、2012年より株式会社ネクストプレナーズ代表取締役社長。プロフィールを見る

本記事は公的機関の公表資料等を基にした一般的な情報です。個別の制度設計・手続きは専門家にご確認ください。

よくある質問

Q. 休職期間は何か月に設定すべきですか？

法律に定めがないため、会社が決めます。勤続年数に応じて3か月・6か月・1年などと段階を分ける例が多く見られます。代替要員の確保にかかる期間と、これまでの復職の実績から決めてください。同じ傷病で再び休職したときの通算ルールも、あわせて書いておきます。

Q. 復職は誰が判断しますか？

最終的に決定するのは会社です。主治医の診断書だけでなく、本人との面談と、産業医または会社指定医の意見を組み合わせて判断します。厚生労働省の手引きも、主治医の判断と職場で必要な業務遂行能力を、産業医等が精査して事業者に意見を述べることが重要だとしています。

Q. 休職期間が満了しても復職できない場合、退職になりますか？

就業規則に、満了時に復職できないときは退職とする旨が定められていれば、その定めに従って扱います。自然退職とするのか、解雇として扱うのかを、規定と休職の通知書で明記してください。業務上の傷病が疑われる場合は、労働基準法第19条の解雇制限との関係を専門家に確認する必要があります。

Q. 休職制度は、就業規則に必ず書かなければなりませんか？

労働基準法には、休職制度を設ける義務を定めた条文はありません。ただし、常時10人以上の労働者を使う会社は、退職に関する事項（第89条第3号）を記載する必要があり、全労働者に適用される定めをするなら、その事項も記載します（同条第10号）。休職制度を設けるなら、期間満了時の扱いまで書いておくのが実務的です。