【保存版】会議の質が劇的に変わる7つのルール

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会議の進め方

会議の質が劇的に変わる7つのルール

会議が非効率になる理由は,参加者間の暗黙の了解に差異があり,それにより齟齬が発生するためです。会議の議題や進め方に関して,他者も同様の考えを持っているだろうという思い込みが,会議を非効率にするのです。

会議は複数人で行う集団行為でありますが,他の作業と異なり,1名でもズレが発生した人間が存在するだけで価値を生み出さないことがあります。

皆さんもたった1名が声高にあげた意見が,纏まりかけていた会議の結論を白紙に戻したという経験はありませんでしょうか?

今回は,働き方改革コンサルタントがオススメする「効率的な会議の進め方」をお伝えします。様々な書籍で様々な方法が紹介されていますが,今回紹介する7つの簡単なルールを守るだけで,劇的に会議の質が変わりますので,是非ご参考にしてみてください。

事前に資料に目を通す。

全員が会議に参加してから資料を確認すると議論の時間が短くなります。出来る限り前日までに資料を配布して,事前に目を通しておくようにしてもらうべきです。また,事前資料の作成には,コンパクトに纏めるためのフォーマットを決めておきます。複数人が資料(議題)を提出したとしても同一形式になり読みやすくなります。

楽天やユニクロなどの効率を重視する企業では,この方法を絶対として,事前に資料を確認していない者を参加させないようなルールもあります。

前回の会議での宿題の確認をする。

定期的に行う会議である場合は,前回の会議の宿題や進捗を確認する必要があります。前回会議から日数が経っているため既に解決した課題もあるでしょうが,結果を全員が知らない場合もありますので共有しておくとよいでしょう。また,対応に長期間を要するものは進捗報告を兼ねて確認するとよいでしょう。

今回の会議での議題に影響する事項もありますので,スタート前の認識合わせと情報共有はしておくべきでしょう。

ゴールイメージを共有する。

会議のゴールと時間を確認します。情報や意見を出し合い共有することがゴールなのか,議題の結論を出すことがゴールなのかなど,会議での成果の形を参加者全員が一にする必要があります。

また,会議時間を60分と設定すれば,50分までは意見交換で,残り10分で多数決で決めるなどゴールを導くための道筋も確認する必要があります。

ファシリテーターを決める。

ファシリテーターの役割は,前回宿題の確認,会議のゴールイメージの共有,意見を言わない参加者を指名する,脱線する会議を修正するなどの役目があります。

また,ファシリテーターが意見を言うとその意見に結論が引っ張られることがありますので,ファシリテーターが意見を出すことは控えることが望ましいです。ただし,参加人数が少人数の場合は,意見が少なくなりますので,その場合は適宜出すようにしましょう。

会議の運営

タイムマネージャーを決める。

タイムマネージャーの役割は,時間を都度確認しながら時間厳守と会議のスケジュール管理をすることです。

開始時間,終了時間だけでなく,考える時間や意見をまとめ結論を出す時間を参加者に知らせ時間内に会議の成果を出すよう導きます。なお,ファリシリテーターとタイムマネージャーは別人にした方が良いです。

会議のまとめをして成果の認識齟齬をなくす。

会議の終わりに,議事録作成者は本会議での結論を参加者に確認します。

会議の結論とTODO(アクションプラン)は納期を入れ,5W1Hを明確にして,全参加者の認識を合致させましょう。認識の齟齬がある場合は,その場で訂正するよう参加者に求めます。

議事録は会議中に作成し,同日中にメール等で共有する。

議事録のフォーマットを事前に作成し,会議の場で議事録は作成し終えます。

手書きとPCの二度手間をしないよう,ノートPCを持ち込むと良いでしょう。議事録は,箇条書きで,発言者並びに5W1Hを明記します。また,スピード重視なので誤字脱字は気にせず,TODOがすぐわかるように議事録冒頭に結論とともに列挙して記載しましょう。

参加者は必ず確認して,齟齬がある場合は,指摘して修正をするように依頼し周知します。特に TO DO については明確にする必要があります。

なお,議事録作成者は,参加者が多い場合はファシリテーター,タイムキーパーと別にする方が良いですが,少ない場合は兼任でも構いません。

会議の質が劇的に向上する7つのルールのまとめ

以上の7つの簡単なルールを守るだけで,会議の質が劇的に変わります。働き方改革コンサルタントの場においても,クライアント企業にお伝えして,成果をあげています。

会議の議題によっては,ホワイトボードを利用するや付箋を利用するなどのルールも取り入れることもあるでしょう。皆様の企業で使っているその他の会議のルールがある場合は,それらに加えてみても良いでしょう。ただし,ルールが多くなると運用が面倒であったり,逆に非効率になったりしますので,その点にはご注意ください。

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仙頭 武宏
代表取締役社長株式会社ネクストプレナーズ
働き方改革コンサルタント兼ネクストプレナーズ社の社長。ワークライフバランス社認定上級WLBコンサルタント。「働き方改革」についての質問やブログの要望があれば、問い合わせフォームよりお気軽にお願いします。

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