昨今のテレワークの急増に伴い、「BYOD」に踏み切る企業も増えてきています。
企業側にも従業員側にもメリットがあり、テレワーク導入の負担軽減にも役立つBYODですが、導入の際は必要な対策をしなければ重大なトラブルの引き金となり兼ねないというリスクもあります。
そこで今回は、BYODの概要、メリット・デメリットに加え、BYOD導入にあたって必要な対応についても解説します。
BYODの概要
BYODの概要
「BYOD」とは、「Bring Your Own Device」を略したもので、従業員が個人(プライベート)で所有しているPCやスマートフォンなどのデバイスを職場に持ち込んだり、業務に利用したりすることです。
個人所有のデバイスを職場に持ち込んで業務に使用することを指すと共に、職場外から個人所有のデバイスを企業のネットワークやサーバー等に接続して業務を行うことを指すこともあります。
BYODが注目される背景
BYODは日本企業においてはそのデメリットとリスクの高さから、米国等の外国企業に比べて導入は進んできませんでした。
また、BYODを実施している企業でも、テレワークが急増する以前は主に私用のスマートフォンやタブレットで業務上の連絡を取り合ったりスケジュールを管理したりする程度を利用範囲としている場合が多くみられましたが、昨今のテレワーク急増の流れの中でその利用範囲と導入企業が拡大してきています。
テレワーク導入の際の大きな壁のひとつに、社外で業務を行うためのデバイスの手配という点があります。
テレワークはコロナ以前から政府も推奨しており、テレワーク関連の給付金等の補助も設けられていましたが、上限額や期限があったり対象範囲が限られていたりしていることや、本格的にテレワークを行うにあたり必要なデバイスが1人につき複数に渡る(PCとスマートフォン、PCとタブレット、PCとスマートフォンとタブレット)等、助成金等を利用しても(若しくは助成金の利用が適わず)全従業員分のデバイスの調達が壁となっている企業もあるようです。
そのような背景から、昨今では新たにデバイスを調達する必要のないBYODが注目されています。
テレワークを急ピッチで進める企業の中には、テレワーク導入と同時にBYODの実施も始めている企業もあるようです。
BYODのメリット
BYODは企業、従業員共にメリットをもたらします。
それぞれ主なメリットを紹介します。
企業側のメリット
デバイス調達・維持コストの削減となる
まず企業側のメリットとして、先述した通り新たに社外持ち出し用のデバイスを調達するコスト・維持のための継続コストを削減できるという点が挙げられます。
費用が新たにかかることもなく、また既に従業員が所有・利用しているデバイスを業務に使用してもらうため、調達に時間を要することもありません。
従業員の業務効率の向上につながる
また、従業員の業務効率の向上にもつながる点もメリットとなります。
使い慣れているデバイスを業務に利用することができるため操作等を新たに覚える必要がなく、更に普段から持ち歩いているデバイスであれば時間や場所を問わず使用することができ、スキマ時間の活用や無駄な出社等の移動時間の削減に繋がります。
シャドーITの防止につながる
加えて、BYODを企業として導入することで、「シャドーIT」と呼ばれる、企業で認められていないにも関わらず個人のデバイスが使用されるというリスクの高い状態を招くことを防ぐことができます。
従業員側のメリット
複数デバイスを管理する必要がない
従業員側のメリットとしては、私用と業務用のデバイスを分けて管理する必要がなくなるという点が挙げられます。
人によってはPC、スマートフォン、タブレットをそれぞれ私用と業務用で持っているなど、かなり多くのデバイスを管理し、場合によってはそれらを持ち歩いていることもあります。
BYODを利用すれば、荷物量が削減できることは勿論、紛失等のリスクの削減にもつながります。
また、スケジュール等を私用と業務用のどちらにも入れるなどの手間や、入れ忘れなども避けることができます。
業務効率の向上につながる
また、企業側のメリットとも重複しますが、従業員が新たにデバイスの操作を覚える必要がない点や、普段から持ち歩いているデバイスによるスキマ時間の活用や無駄な出社等の削減も、従業員にとってのメリットといえます。
BYODのデメリット・リスク
一方で、BYODにはデメリットやリスクも存在します。
セキュリティ対策が十分にできない可能性がある
BYODにおいて最も懸念されるのが、セキュリティ上の問題です。
企業の管理する業務用のデバイスであれば、従業員に貸し出す前に充分にセキュリティ対策を行い、また定期的な管理・更新や監視等をすることが可能ですが、個人所有のデバイスの場合、プライバシー保護との兼ね合いにより、それらの対策を強要できず、また企業側で完全に管理・監視することも難しい場合が殆どです。
紛失や盗難等の被害に遭いやすい
また、普段持ち歩いていたり自宅で所持しているデバイスであるが故に、紛失や盗難の被害に遭ったり、業務用の資料等をプライベートの連絡先に誤送信してしまったり、機密情報が同居の家族等の目に触れてしまったりなどの情報漏洩のリスクも高くなります。
仕事とプライベートの境目が曖昧になる
更に、仕事とプライベートを明確に切り分けることが困難となる可能性もあります。
連絡を受けるデバイスが常に手元にあることで、業務時間外や休日にもつい仕事をしてしまったり、休日だからと割り切っていても意識してしまいプライベートで十分に休めなかったりなど、授業員のストレスに繋がることも考えられます。
継続コストを従業員が払わなければならない場合がある
加えて、BYODにあたって企業から補助等がない場合、従業員側がプライベート使用範囲のみならず業務使用範囲内の継続コストも負担し続けなければならないというデメリットもあります。
場合によっては継続コストに加えて不足した容量やスペック等を補うための追加の出費が必要となることも考えられ、従業員の満足度の低下につながる恐れがあります。
BYOD導入にあたり必要な対策
それでは、以上のようなデメリットを軽減しリスクを未然に防ぐため、BYODを導入する際に企業は何に注意しどのような対策をする必要があるでしょうか。
BYODの運用ルールを定め、社内に周知する
BYOD導入にあたっては、社内で運用のルールを定める必要があります。
まずはどの範囲の業務を対象とするのか、対象の業務をするにあたって社内のどのデータやサーバーへのアクセスを許可するのかなどの範囲を定めましょう。
範囲を定める際は、実際の作業者である従業員の意見を取り入れながら検討することが望ましいです。
また、紛失・盗難・誤送信等のリスクを防ぐため、リモートデスクトップやVDI(仮想デスクトップ)等を使用し業務上の情報をローカルに保存しないようにするなどの運用する上でのデータの取り扱い等についても定めておく必要があります。
なお、運用ルールを定めたら、社内で周知することが重要です。
加えて、業務時間内のデバイスの私的利用を制限する等のルールや、逆に業務時間外は業務上の連絡などがあっても業務に当たる必要がない旨の周知など、公私混同を防止するための対策や周知を行うことで、従業員の業務怠慢や不満・ストレスの蓄積を防ぐことに繋がります。
セキュリティ対策のためのアプリやソフト等を使用する
デメリットの章でもお伝えした通り、BYODではセキュリティ対策が極めて重要で、十分に対策できていないと特に企業にとって大きなリスクとなります。
そのため、BYOD導入の際にはセキュリティ対策のためのアプリやソフト等を利用することが望ましいです。
例えば、社内のサーバーやシステム等にアクセスする際はVPN(Virtual Private Network)を利用したり、特定のデータの持ち出しやコピーを検知・ブロックするDLP(Data Loss Prevention)システムの利用で機密情報の紛失や漏洩を防いだりするような手段が考えられます。
また、デバイスやデータを一括で管理することのできるシステムとして、MDM(Mobile Device Management)や、MAM(Mobile Application Management)及びMCM(Mobile Contents Management)等があります。
MDMはBYODで利用するデバイス自体を管理するシステムで、企業がBYODデバイスを監視・管理し、企業の定めた基準から外れた利用が行われた場合に利用を制限したり、デバイス自体の紛失の際に情報漏洩を防ぐ目的でデバイス内のデータを削除したりすることが可能なシステムです。
一方、MAMとはMCMはデバイスごと管理するMDMとは異なり、それぞれデバイス内のアプリや業務上のデータという単位で管理するシステムです。
MDMはデバイスそのもの、MAMは私用のアプリにも企業の監視・管理が及びますが、MCMでは業務上のデータのみを監視・管理の対象とします。
情報漏洩等の事故が発生した際の対策や対応フローを整備する
BYODを導入する際は、情報漏洩等の事故が発生した場合の対策や対応フローを整備することも重要です。
勿論、情報漏洩等を未然に防ぐための対策を行い、企業・従業員共に徹底することが先決ですが、万が一の場合も想定し、導入前に検討・策定し周知しておきましょう。
特に、デバイスごと紛失・盗難に遭ったなど、データの流出可能性が高い状況に陥った場合、私用のデータと業務上のデータが混在したデバイスのデータをどう取り扱うかについて詳細に定めておかないと、対応によっては従業員が不満を感じたりトラブルに繋がったりすることも考えられます。
まとめ
今回はBYODの概要、メリット・デメリットに加え、BYOD導入にあたって必要な対応について解説しました。
BYODはメリットがありテレワーク導入の大きな手助けにもなる反面、十分に対策せずに導入すると大きなリスクとなる、場合によっては企業にとって大きな損失にも繋がりかねないものです。
導入の際には自社に合ったルールの策定やシステムの選定と十分な対策を行い、万全の体制を整えた上で実施しましょう。
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