テレワーク中の会議、対面とどう違う?ウェブ会議成功のコツ

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4月上旬に緊急事態宣言が出されてからというもの、
テレワークを導入する企業が急増しています。
更に、緊急事態宣言の延長に併せて、テレワーク期間も延長した企業も多いようです。

そんな中、テレワーク中の会議に苦戦しているという声があがっています。
ウェブ会議と対面での会議は違うので、同じような準備や進行では上手くいきません。

ウェブ会議を成功させるには、ウェブ会議と対面での会議の違いを把握し、
ウェブ会議に合った準備や進め方をしていく必要があります。
今回は、ウェブ会議と対面での会議の違いと、ウェブ会議を成功させるコツをご紹介します。

ウェブ会議と対面との違い

ウェブ会議と対面での会議の違いは、大きく分けて次の3つです。
1.反応が分かりにくいため不安を感じやすく、発言が長くなりがち
ウェブ会議では対面と比べ、周囲の様子がうかがいにくいという特徴があります。
発言者は自身の発言に「ちゃんと聞こえていたかな?」「わかりづらかったかも」
「正しく伝わっていないかも」などの不安を感じやすく、結果的に対面の時に比べ
発言が長くなりがちです。

2.人の発言が被ると聞き取り難い、雑音が聞こえやすい
対面では様子を窺いやすく、音も三次元で聞こえるため、発言が被ってしまっても
すぐに話す順番を調整しやすいですし、そもそも発言が被りづらいです。

しかしウェブ会議では、周りの様子を窺いづらく、また通信環境等によっては通話中に
ラグが生じてしまうこともあり、対面に比べて発言が被りやすい上、被ってしまった際の
調整にも、やや時間を要してしまうことがあります。

また、生活音やタイピング音等の雑音をマイクが拾ってしまい、時にはそれが大きな音
となって発言者の発言を妨げてしまうこともあります。

3.集中力を維持し難い
ウェブ会議は、対面より集中力がいる、相手の意図を読み取るのが容易じゃなく疲れる
などの理由から、集中力を維持しづらいと考えている人が多くいるようです。
自宅勤務が比較的集中力を維持しづらい環境と言われている上、普段以上のエネルギーを
使うとなると、長時間の会議で集中力を保ち続けるのは難しいです。

ウェブ会議では、普段の顔を合わせた会議とかなり近い形での会議ができますが、
対面で些細な反応や空気を読み取ってコミュニケーションをとることに慣れている
私たちにとっては、受け取れる情報量が少しでも減るとコミュニケーションの円滑さが
損なわれやすいという点に注意をする必要があります。

ウェブ会議を成功させるコツ

では、効率よくウェブ会議を進めるにはどのような工夫が必要なのでしょうか。
ここでは7つのポイントをご紹介します。

1.リアクションを大きめにとる
リアクションは普段よりも大きくとりましょう。

例えばうなずく、メモを取る、相槌を打つなどの行動を積極的に行うことで、
「きちんと聞こえている」「納得・同意している」などを発言者に伝えることができ、
発言者の不安を生みづらくなるため、発言も簡潔になり会議がスムーズに進みます。

2.言葉のひげ(え~・あの~・ちょっと等)を極力言わない
発言者は、言葉のひげをなるべく言わないように留意しましょう。

ウェブ会議はただでさえ聞き取りづらく、聞いている側は聞き洩らさないよう
普段よりも集中しているため、言葉のひげが多いとその分疲れてしまいます。
回線が不安定な場合、肝心な部分が聞き取れなかったということにもなりかねません。

言葉のひげをなくすには、予めトークスクリプトを用意しておいたり、意識的に
短い文で喋ったりするのがおススメです。

3.こそあど言葉を極力使わない
ウェブ会議では、発言者、参加者どちらにおいても目線や手元等を追いづらいため、
こそあど言葉での説明は普段よりもわかりづらく、場合によっては誤解が生じたまま
会議が終了してしまう可能性もあります。
「誰もがわかっているだろう」と思うことでも、念を入れて丁寧に説明しましょう。

4.文章をはっきり区切る
普段対面で話をしているときには、ついつい「〇〇なので…。」「〇〇ですから…。」
等の形で発言を終えてしまうこともしばしばありますが、相手の意図を図りづらい、
音声が聞き取りづらいなどの特徴があるウェブ会議では、避けるのがベストです。

聞き手側がどこまでが一つの話なのかわからなくなってしまった、話が終わったと
思って発言をしたらまだ続きがあって発言が被ってしまった、というようなことが
起こる可能性があります。

どこまでが一つの話なのか、またどこで発言が終わったのかをはっきりさせるため、
文章はしっかりと区切るようにしましょう。

5.発言者の話が区切れるまで発言しない
ウェブ会議と対面での会議の違いのところでもお伝えしたように、ウェブ会議では
発言が被るとどちらの声も聞き取りづらくなってしまいます。

発言者の話が明確に区切れるまで発言は控え、質問などはメモにとっておき、発言が
終了した後にまとめて質問しましょう。
自分の発言中以外はミュートにしておけば、雑音が入ることも防ぐことができます。

また、発言が被るのを防止したり、被ってしまったときにスムーズに調整をしたりする
ために、予め司会を定めておくのもおススメです。

6.定期的に参加者に話を振る
ウェブ会議中は定期的に参加者に話を振ると、参加者の集中力維持につながります。

セミナー等と同じで、ただ一方的に聞いているだけではでなく自ら口を動かすことで、
「映像を見ている」だけではなく「会議に参加している」という意識を持たせることが
できます。

更に、聞き手のリアクションを定期的に確認することで、発言者も自身の発言が相手に
きちんと伝わっているかを確認することができます。

7.資料や議事録を画面共有しながら進める
会議資料がある場合、資料は画面上で共有しながら進めましょう。

ほとんどのオンライン会議ツールには画面共有機能が付いているため、発言者が
画面上に資料を表示させ、話に合わせて画面をスライドさせたり、マウスで該当箇所を
示したりすることにより、どの部分について話をしているのかがわかりやすく、また
言葉だけでは説明しづらい部分もカバーできます。

また、議事録は画面共有で録ることで、認識のずれがあった場合にその場で指摘したり、
回線の不具合等で一部聞き逃してしまった人が復帰後に画面で確認したりすることが
できます。

あとがき

今回は、ウェブ会議と対面の違いと、ウェブ会議を成功させるコツをご紹介しました。

ウェブ会議は便利な反面、慣れていないと難しい・不便だと感じる部分も多いです。
特に、回数が増えてきたり、参加人数が増えてきたりすると、
ウェブ会議と対面での会議の違いはより顕著に見られます。

しかし、新型コロナウイルスの影響もあり急速にオンライン化が進む昨今、
今後はテレワークやウェブ会議が主流になる時代もくるかもしれません。

お客様や取引先等からの突然のウェブ会議希望や、その他オンラインフローに
切り替えたいなどの要望に対応するためにも、まずは内部で練習も兼ねて色々と
試行錯誤しながらオンラインのデメリットを予め把握し、潰していくような工夫を
していくことが必要です。

※本情報は、在籍するワークライフバランス認定コンサルタントを通じて、ワークライフバランス社からの
情報提供をもとに作成しています。

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働き方改革サポ編集部
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