【解説】オンライン研修の概要と活用方法|効果的なオンライン研修の方法とは?

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コロナ禍を機に一気に導入企業が増加した在宅ワークですが、IT系企業を中心に、在宅ワークを一過性のものとせず基本の働き方とする会社が増えてきました。

そんな中、今後も採用や配置転換に伴う研修をはじめとする社内研修をする必要のある人事担当者や管理職の方の中には、今までの研修プログラムをどのように運用していくのか、頭を悩ませている方も多いことでしょう。

今回は在宅ワーク中の社員の研修に必須となるオンライン研修の活用方法について、その概要、メリット・デメリットについて解説します。
更に、単に研修内容をインターネットで配信するだけになりがちなオンライン研修を、実り多いものにするアイデアとして、効果的なオンライン研修の方法を紹介します。

オンライン研修の概要

「オンライン研修」とは、Web会議システムを利用して研修の映像・音声・研修資料を同時配信し、遠隔地にいる受講者が個別のパソコンやタブレットで受信する形で研修を実施する研修方法です。

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、ソーシャルディスタンスを保つ観点から、多くの企業が集合研修の中止を余儀なくされました。
しかし、それにより社員研修の重要性が薄れたわけではなく、むしろ、新しい研修の形として、オンライン研修を試すチャンスだととらえた企業も多いようです。

従来では数十万円するオンライン会議機器を導入しなければ遠隔の会議をすることができませんでしたが、現在では安価や無料で使用できるツール等も増え、誰でも容易にWeb会議システムを使えるようになったため、オンライン研修を行うことの大きな障害が解消されました。

現在では、多くの企業がオンライン研修を活用して、社員研修を行っています。

オンライン研修のメリット・デメリット

オンライン研修は多くの企業がその手軽さと有用性を評価し、導入している手法です。

しかし、研修内容によっては従来型の集合研修の手法が優れている面もあります。
以下、オンライン研修のメリットとデメリットを紹介します。

オンライン研修のメリット

オンライン研修のメリットとして、遠隔地にいる社員が研修会場に赴くことなく研修を受講できるという点が挙げられます。
これによって、ソーシャルディスタンスの問題が解決されるほか、出張費や会場費のコスト削減にもなります。

更に、研修担当者の会場設営や資料の準備・配布などの負担が軽減されることも大きな利点です。

オンライン研修のデメリット

しかし、オンライン研修では、集団で行う必要のある実践的な研修ができないというデメリットがあることは否めません。

ロールプレイングや多人数の前でのプレゼンテーションを行うことが難しいために、オンライン研修はこのような研修内容には向いていません。

加えて、自宅など慣れた場所での受講になる、画面に映る(相手に見える)範囲が狭い、(カメラ位置等の関係もあり)目線が交わりづらいなどの理由から、会場で行う場合よりも緊張感が薄れ、集中力が低下する傾向があります。

そのような状況を生まないために、単に今までの研修内容をオンラインで実施するだけではなく、オンライン研修の方法を工夫する必要があります。

eラーニングとの相違点

eラーニングは、インターネットを通じて研修を行う点で、オンライン研修と類似しています。
しかし、その目的や研修内容については以下のような相違がありますので、双方の良い点を活かして使い分けることが大切です。

定型的な研修と変化のある研修

eラーニングの主な目的の一つに、社員に均質のとれた知識・スキルアップの研修を提供することがあります。
そのため、定型的な研修や全社員が必要とするような研修をする場合にはeラーニングによる研修が有効です。

一方、オンライン研修の場合には、講師と受講者とのリアルタイムでの双方向コミュニケーションが可能となるために、研修中の受講者の反応や質問によっては研修内容を変更したり、あるテーマについて敷衍して説明したりすることができます。
そのため、受講者の理解力等の潜在能力や事前知識の量などの要素により、ある程度変則的になる(すべき)ような研修には、オンライン研修が有効です。

現状の課題や問題点を研修に反映させられるか

また、eラーニングは、研修プログラムを組むだけでなく、それを事前にコンテンツ作成・格納するために、企業が直面する最新の課題について、タイムリーに反映することが難しくなります。
一方でオンライン研修では、研修内容をその都度組み立てることができるために、現状問題となっていること、社員が悩んでいることについての研修がしやすくなります。

講師や受講者同士のインタラクティブな研修

加えて、eラーニングが個別学習ツールであるのに対して、オンライン研修では講師や受講者同士の相互啓発が可能となります。
現在のWeb会議システムでは、単に映像や音声を配信するだけではなく、資料を画面に映し出したり、チャット機能を使ったり、またグループに分けて映像と音声を共有したりといろいろな機能があるために、これらの機能を活用して、集団研修と変わらない臨場感の中で研修を実施することが可能となります。

効果的なオンライン研修の進め方

オンライン研修の場で、Web会議システムを単に映像配信ツールのように使うことは、研修の効果を半減させます。
事前準備を丹念に行い、研修方法を工夫することで、研修の効果は変わってくるでしょう。
ここでは、オンライン研修を効果的に行うためのアイデアをいくつか紹介します。

操作方法を周知させる

基本的な事ではありますが、Web会議システムの操作方法を受講生に周知させることは必須です。
どんな研修であっても、ログイン・アクセスの方法、Webカメラの設定方法、ミュートの切り替え、資料と映像の切り替え、資料の配信方法などは、事前資料として周知しておくべきでしょう。

特に大人数が参加する研修では、操作方法の段階でもたついて、時間の無駄になってしまうことが往々にしてあります。

顔出しを徹底する

映像で受講者の顔を映し出すことは、受講生に緊張感をもたらします。
また、講師と受講生や受講生同士のコミュニケーションを促すためには、やはり顔出しの方が活発なやり取りが期待できます。

自宅から参加する場合は自分の部屋を見られたくないという方もいると思いますので、背景の変更(バーチャル背景)をうまく活用するとよいでしょう。

タイムスケジュールを考える

オンライン会議では、どうしても講師が話す時間が長くなりがちです。
受講生も画面を見ているだけではだんだん集中力を欠いてきて、メールをチェックしたり、他の仕事をしたりする人が出てきます。

そのため、研修の進行はテンポをよくし、短時間の休憩を多めに挟むなどして、受講生に飽きさせないようにする工夫が求められます。

オンラインチャットを活用する

講師が話している最中にも、オンラインチャットを積極的に活用することはオンライン研修を盛り上げる一つの手段になります。
オンラインチャットを常に使用可能としておくことで、講師の話に対して即時に自分の考えや質問を発することができるために、受講生が本当に聞きたい内容がそのまま研修に反映されやすくなります。

また、研修中若しくは研修後に講師がチャットを拾って感想や質問についてコメントすることで、研修内容を受講生の求めるものに近づけていくことができます。

グループディスカッションを活用する

現在のWeb会議システムの中には、グループディスカッションができる機能が備わっていたり、他のアプリケーションを組み合わせることで使用できるようになったりするものがあります。
グループディスカッションが必要なタイミングになったら主催者がコントロールすることによって、各グループの映像・音声に切り替えることができるというもので、その際のグループメンバーは、あらかじめグループを定めておくなどして、当日主催者側で任意に選択するか、システムによってはシステム側でランダムに分けてくれるものもあります。

このような機能を活用することで、講義の合間にディスカッションによるフィードバックを受けられたり、ディスカッション内容の研修への反映ができたりするようになり、オンライン研修が洗練されたものになります。

講師のファシリテーション能力を向上させる

オンライン会議は、講師のファシリテーション能力によって内容と効果が大きく変化します。
上手に受講生に発言を促す技術、テーマをテンポよく進行させる技術には、特有のノウハウがあります。
最初からうまくオンライン研修を盛り上げることは難しいと思いますが、前後に講師陣が集まってミーティングを行うなど、オンライン会議を成功させるためのアイデアを共有し合うとよいでしょう。

補助担当者をつける

オンライン会議にはトラブルはつきものです。
また、事前に準備していない資料を画面上に映し出す必要がある場合も出てくることが予想されます。
研修をスムーズに行うためには、補助担当者を一人配置して、講師や受講生のサポートを担当させることが望ましいです。

オンライン研修は手軽に実践できる

Web会議システムの技術が向上したことで、Web上のアプリケーションで簡単にオンライン研修ができるようになりました。
しかし、効果的にオンライン研修を行うためには、事前の準備とちょっとしたノウハウが必要です。
今回ご紹介したアイデアを、自社のオンライン研修を行うときの参考していただければと思います。

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働き方改革サポ編集部
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