”労働条件通知書の電子化” を実現することで日常業務に変革を!セミナー開催レポート

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当社ではパイプドビッツ社と共催で、”労働条件通知書の電子化”に関するセミナーを開催いたしました!

セミナーの概要
・規制緩和により労働条件通知書の「電子化」が可能に
・「電子化」しても、業務を「自動化」しなければ業務改善はされない
・「電子化+自動化」を実現するにはどうすればよいか

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「『働き方改革』推進の切り札
    ”労働条件通知書の電子化” を実現することで日常業務に変革を」

【1部】労働条件通知書電子化の基礎知識と、SPIRALを用いた事例
    講師:パイプドビッツ HRソリューション第一事業部長 町中 聡
【2部】労働条件通知書をDX!最適システム×RPAで業務を自動化する方法
    講師:当社 取締役 櫻井 哲志

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規制緩和により労働条件通知書の「電子化」が可能に(法律要件の解説)

これまで「労働条件通知書」の交付だけが、唯一物理的な紙のやり取りが必要だったため、入社時・契約更新時の業務において煩雑で非効率な作業となっていましたが、今回の規制緩和によって、雇用契約の書類も完全ペーパーレス化(※)が可能になりました。
※電磁的方法による労働条件通知書の交付に労働者が同意する場合

もちろん、電子化にあたりいくつかの法律要件があります。

今回のセミナーでは、抑えるべきポイントを丁寧に解説しました。

また、マスト要件ではないけれども、(紛争を防止する)という目的において、
業務やシステムで注意しておいた方がよい要件についてもわかりやすく解説しました。

これには、ご参加者様から

「改正内容の説明がすごくわかりやすかった!」

とご感想をいただきました。ありがとうございます。

第1部では、法的要件ポイントを踏まえて、SPIRALの「労働条件通知書 電子交付システム」をデモンストレーションしていただきました。

労働条件通知書作成に必要なデータがあれば、SPIRALのシステムを使うことで印刷~発送業務が電子化できます。

また、作業の履歴(例えば従業員から返信をもらっているなど)は、管理担当者だけでなく、拠点責任者も履歴を確認でき、これまでの管理工数の削減にも貢献します。

「電子化」しても、業務を「自動化」しなければ業務改善はされない

SPIRALのシステムを使うことで印刷~発送業務が電子化され、WEBを通して管理もしやすくなります。では、労働条件通知書を作成するためのデータはどこから持ってくるのでしょうか?

おそらく、別にある基幹システムで管理をしていて、その都度、該当者を絞ってCSVでダウンロードし、Excelで加工して、データを作成されているのではないでしょうか。

基幹システムの種類は会社によって異なりますし、場合によっては複数のシステムから情報を引き出して、1つのファイルに加工しないと「労働条件通知書」が作れない、というお客さまもいらっしゃるようです。。

「たしかにSPIRALの交付システムを使えば、印刷から交付、そのあとの管理が電子化・WEB化されるので工数は減るでしょうね。ただね、SPIRALにアップロードするデータを作らなくちゃいけないのよ!」

という声が聞こえてきそうです。
この作業、時間がかかるんですよね。

「電子化+自動化」を実現するにはどうすればよいか

「SPIRALにアップロードするデータを作らなくちゃいけないのよ!」
「では、RPAを使ってデータ作成作業を自動化させましょう!」

第2部では、基幹システムからデータを取り出して、SPIRALのシステムへアップロードするまで、RPAを使った「自動化」の方法をご紹介。RPAロボの動きをみて、

会場から「ほお~」と小さな歓声が。
楽しんでいただき、ありがとうございます(笑)

RPAについては、他の転記作業でも使ってみたいとのご意見も多く、

お試しロボットの作成サービスに、興味関心を寄せていただきました。

セミナーの内容に興味がありましたら、

資料の一部やデモの一部をお見せすることもできますのでぜひお問合せください。

▼RPA・AI-OCRコンサルティングについては こちら

▼RPA連載ブログPart1
【DXサクセス】ウチのロボは止まらない! Part01 .RPAデモロボット -交通費精算

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1月~3月開催のセミナー・勉強会

当社では、今話題のSDGsや働き方改革等に関するセミナーを毎月開催しております。
開催間近の勉強会もございますので、下記リンクよりお早めにお申込みください。

  【1月30日開催】「企業の為のSDGs勉強会~カードゲーム体験付き~」

  【2月開催】「SDGs&LGBT 企業の人事が”今”最低限知っておくべきダイバーシティ」

  【2月開催】「成功する働き方改革の進め方」

  【3月開催】「SDGs×メンタル分析 従業員が毎日イキイキと働ける組織作り」

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働き方改革・人事制度に関するご相談は

  • 当社は、賃金・報酬制度、退職金・企業年金制度、社宅制度などの様々な企業の制度設計コンサルティングだけではなく、業務改善、評価制度、社員教育、RPA、AI-OCRなど働き方改革を支援しております。人事分野でお困りなことがございましたら、ご相談ください。

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